Как локальное хранение данных обошлось в 1 млрд.руб

Прежде всего, давайте сразу оговоримся, что все факты и обстоятельства, изложенные ниже, являются не более чем художественным вымыслом, а любые совпадения с реально действующими лицами – случайны.
Предыдущий кейс
Жила-была сеть ресторанов. Десятки компаний на упрощенной системе налогообложения по принципу «один ресторан – одно юрлицо». Был и центр принятия решений – Управляющая компания (УК). УК вела бухгалтерский учет всей группы компаний с главным бухгалтером Любовью Петровной во главе.

И как это часто бывает, бухгалтерский учет не всегда соответствовал учету управленческому. Или если проще – часть выручки фактически не отражалась в бухучете. И как это часто бывает, вся фактическая отчетность лежала на локальных компьютерах в управляющей компании.

В какой-то момент времени, руководство компании принимает решение расстаться с Любовью Петровной. Причины не так важны, но вот способ был выбран не самый удачный – «пишите по собственному желанию и ни на что не рассчитывайте». Любовь Петровна была женщиной сильной и, что называется, «отдала лучшие годы жизни» работе в этой группе ресторанов.
Поэтому решив, что с ней обошлись несправедливо, она написала заявление в прокуратуру, налоговую и трудовую инспекцию.

Как вы думаете, что произошло дальше? Органы проигнорировали такой «подарок судьбы»?

Разумеется, нет. Налоговые органы инициировали проверку, пригласили поучаствовать в ней органы УЭБ и ПК МВД РФ, и все вместе нагрянули с визитом сразу в управляющую компанию. Все компьютеры были арестованы. Вся управленческая отчетность попала к проверяющим. Под протокол были допрошены директор, его замы по финансам, бухгалтера. А затем в налоговой дала показания и Любовь Петровна.

Результат – 15 налоговых проверок (по каждому юрлицу) и общий размер налоговых доначислений 1 млрд. руб.

А теперь давайте разберем эту ситуацию с точки зрения управления рисками и ответим на вопрос: как этого можно было избежать?

Первое – в компании отсутствует понятие критичной информации и не регламентирована работа с ней. Критичная информация обрабатывалась как и обычная, была доступна всем бухгалтерам и оказалась легко доступна третьим лицам, в данном случае, проверяющим органам. Очевидно, что риски, связанные с критичной информацией и ее движением в компании, никак не оценивались и не управлялись.

Второе – отсутствует защищенная информационная среда. Наличие управленческой отчетности на локальных компьютерах в офисе – грубейшая ошибка. Обмен критичной информацией по общедоступным каналам связи – между бухгалтером и руководством, даже с «левых» почтовых ящиков – зона риска.

Третье – конфликтное увольнение топ-менеджера. Главный бухгалтер стала инициатором проблем клиента. Грамотное сопровождение процесса увольнения топа и поддержания связи с ним строится как на юридическом, так и на психологическом основании. И должно производится профессионалом.

Четвертое – высокорисковая политика в налоговом планировании. Сокрытие выручки – это не самый лучший способ налогового планирования. Хотя бы потому, что в 21 веке способы доказывания уклонения от уплаты налогов совершенствуются. Все слышали про электронную систему сбора информации по уплате НДС. Поэтому такой «черновой» способ минимизации налоговых платежей не только незаконен, но и уже давно неэффективен. Очевидно, компания просто продолжала жить вчерашним днем в вопросе налогового планирования.
Можно было бы привести и другие примеры, но ограничимся этим перечнем. Как вы видите, 1 млрд. руб. доначислений можно было бы избежать, если компания заранее озаботилась некоторыми рисковыми зонами своего бизнеса. И очевидно, что эти рисковые зоны взаимосвязаны и должны оцениваться в комплексе.

Для того, чтобы не попадать в подобные ситуации, вы можете сделать первый шаг в работе с рисками компании – Заказать услугу «Экспресс-диагностика рисков».